lauantai 23. maaliskuuta 2013

Etsitään pitopalvelua, tositarkoituksella (pk-seutu)

Cateringin valinta häihin on omasta mielestäni ehdottomasti yksi juhlasuunnittelun tärkeimpiä asioita. Vaikka olemme itse jo oman pitopalvelumme valinneet aikapäiviä sitten, haluan koostaa ajatuksemme aiheesta myös blogiini muistoksi itselle ja toivottavasti avuksi myös jollekin asiaa vielä pohtivalle.

Liikkelle oli hyvä lähteä tässä, kuten monessa muussakin hääjärjestelyihin liittyvässä asiassa, kanssasisarieni (ja -veljieni) kokemuksista. Netistä löytyykin aika hyvin kommentteja hyvistä ja pidetyistä catering-yrityksistä pk-seudulla, mutta löytyy kommentteja myös huonoista kokemuksista.  Lisäksi kyselimme suosituksia lähipiiriltä, joita ei hirveän monia yllätykseksemme ollut. Mutta ne mitä oli, loplta vain vahvistivat valintaamme.

Tarjouspyyntörumba käyntiin


Aluksi lienee hyvä hahmotella, mitkä asiat pitopalvelun valinnassa on itselle kaikista tärkeimpiä: hyvä ruoka, ripeä palvelu, osaava tarjoilu, hyvät raaka-aineet, oma henkilökunta vs. vuokratyövoima, kokonaispalvelu, hinta jne. jne. Meidän ykköskriteerit olivat hyvä ruoka ja osaava henkilökunta. Ja jo alussa oli myös selvää, että meille tulisi buffet-ruokailu istuvan ruokailun sijaan.

Toinen asia, mikä on hyvä ottaa huomioon tarjoupyyntöjä vertaillessa on se, että moni pitopalvelu lähettää tarjouksensa sisältäen pelkästään ruoat ja mahdollisesti astiat sekä liinat. Tarjoilu on näissä hinnoiteltu erikseen, mikä tekee vertailusta sikäli hankalaa, että tarjoiluun vaikuttaa tietysti tarjoilijoiden määrä toteutuneen vierasmäärän mukaan sekä toteutuneet työtunnit, joista ei vuotta ennen ole vielä mitään hajua.

Kolmas asia, joka kannattaa ottaa huomioon on se, sisältyykö tarjoukseen astiat, liinat, servetit yms. tykötarpeisto, kuljetukset ja suunnittelupalaverit, joista voi helposti tulla lisähintaa laskuun.

Neljäs huomioitava asia on kattaus; saako ruuat olla esillä kaikki kerralla vai tuleeko tuplakatteet, eli ensin alkupalat ja sitten pääruoka (tai kenties usemmat katteet). Jälkimmäinen luonnollisesti maksaa enemmän.

Budjettiin pitää tietysti katsahtaa myös, sillä catering on häiden järjestelyn yksi suurimpia kulueriä. Itseasiassa meidän häissämme se on ylivoimaisesti suurin. Mutta, myyntialalla työskentelevältä mieheltäni olen tämän oppinut; jos haluaa hyvää ja halpaa, pitää ottaa kaksi eri palvelua. Niin todennäköisesti tässäkin asiassa. Silti, lähdimme pitopalvelu-metsälle kuitenkin hyvä hinta-laatusuhde mielessä.

Aikataulusta on helppo aloittaa. Aloitimme tarjouspyyntökierroksen syyskuun alussa 2012, heti kun hääpäivämme oli varmistunut. Siis reilusti yli vuosi ennen hääjuhlaamme. Lähetimme tarjouspyynnön buffet-ruokailusta seuraaviin paikkoihin, jotka suositusten perusteella vaikuttivat täyttävän kriteerimme:

  •  Picantina pitopalvelu
    • Vastasi tarjouspyyntöömme ripeästi seuraavana päivänä, mutta olivat jo ehtineet buukata koko juhlapäivämme täyteen. Ilmeisen suosittu pitopalvelu siis! Kannattaa olla heidän kanssaan todella ajoissa liikenteessä. Yli vuotta ennen ei välttämättä riitä, vaikka esimerkeiksi meidän häämme ei ole edes sesonkiaikaan.

  • Annin Juhlapalvelu
    • Annilta vastattiin myös heti seuraavana päivänä ja tarjouksessa oli todella monta eri menuvaihtoehtoa, joita voi myös muokata mieleisekseen.
    • He tarjoavat asiakkaalle palvelua, jossa asiakas voi tehdä tilauksen alkoholijuomista Ruoholahden Alkoon. Kun tilaus on maksettu, Annin Juhlapalvelun kuljettaja noutaa juomat ja tuo ne juhlapaikalle.
    • Kaikki suunnittelupalaverit sisältyvät hintaan, kun tilas toteutuu.
    • Astiat, pitopöydän liinat ja servetit sisältyvät hintaan.
    • Tarjoilukustannukset sekä pöytäliinat tulevat hintaan lisäksi.

  • Ateriax Catering
    • Ateriaxilta vastattiin myös nopeasti, kahden päivän kuluessa. He tarjosivat meille menua, joka noudatteli jokseenkin sitä tyyliä, mitä olimme heille tarjouspyynnössä ehdottaneet.
    • Suunnittelupalaveri, servetit, astiat, pöytäliinat ja yksi edestakainen kuljetus pk-seudulla sisältyy hintaan.
    • Ateriaxilla tarjoilukustannukset, kangasservetit (halutessaan) ja mahdolliset ylimääräiset kuljetukset tulevat hintaan lisäksi.
    • Kaikkii lisätiedusteluihin vastattiin ripeästi ja ystävällisesti.
    • Nettisivuilta huomasin, että Ateriax järjestää tasting-tilaisuuksia, joissa heidän tarjoamiaan häämenuja pääsee maistelemaan. Tällainen kannattaa hyödyntää ehdottomasti!

    • Pitoässiltä vastattiin tarjouspyyntöön kolmen päivän kuluessa.
    • Kaikki yhteydenpito heidän kanssaan erittäin sujuvaa ja todella ystävällistä.
    • Suunnittelupalaveri ja paperiservetit kuuluvat hintaan.
    • Aluksi hinta ehdottamaamme menuun vaikutti todella edulliselta, mutta heillä ruuan hinnan päälle tulee melkein kaikki, eli astiat, pöytäliinat, henkilökunta ja kuljetukset.
    • Kangasservetit maksaa erikseen.
    • Somistusta tarjotaan erikseen sopimuksen mukaan.

  • Pitopalvelu Hupli
    • Huplilta palattiin tarjouspyyntöön heti seuraavana päivänä.
    • Hupli tarjoaa catering-palvelua kokonaishinnalla, eli hintaan sisältyy tarjoilijoiden palkat, astiat, kuljetukset, pöytäliinat ja neuvottelut / suunnittelu.
    • Yhteydenpito Huplin kanssa sujuvaa, pitkäpinnaista, nopeaa ja erittäin ystävällistä. (Koin bridezilla-hetken tarjouspyyntörumbassa :D ja kyselin hyvin pirkkutarkkoja asioita heiltä, mutta aina vastattiin ystävällisesti kaikkiin kysymyksiin.)
    • Suosittelevat suunnittelpalaverin pitämista n. puoli vuotta ennen häitä
    • Tarjoavat puhelinpalaverimahdollisuutta, jonka avulla pystyy halutessaan nipistämään hiukan kustannuksista
    • Tekevät yhteistyötä floristi Heli Mikkosen kanssa, jonka kautta tilatut kukat tuodaan juhlapaikalle veloituksetta.

Ruokia emme käyneet maistelemassa missään ym. paikassa, joten omakohtaisesti ruoasta en voi sanoa mitään tässä vaiheessa.

Summasummarum


Kaikissa paikoissa oli hyviä ja joitain ei-niin-hyviäkin puolia, mutta viivan alle katsoessa päädyimme vertailun jälkeen Hupliin, koska heidän hinta-laatusuhteensa ainakin paperilla oli paras meille.

Heidän tarjouksensa oli selkein, palvelu asiantuntevaa, miellyttävää ja osaavaa, pyyntöihin reagoitiin hienosti, ruokaa on kehuttu ja sitä on sanottu olevan riittävästi, raaka-aineet ovat laadukkaita ja suomalaisia ja vakuutuimme myös tarjoiluhenkilökunnan osaamisesta. Juhlapaikkamme on tuttu Huplille jo entuudestaan, joten homman olettaisi kaikin puolin sujuvan kuin rasvattu. Kukkien saaminen heidän yhteistyökumppanin kautta vaikutti myös valintaamme. Plus se, että heillä on yli 35 vuoden kokemus alalta. Plusplus meidän läheiset ystävät suosittelivat heitä kylläkin vasta valintamme jälkeen. Ja Hupli oli itseasiassa ollut myös heidän häissään noin 10 vuotta sitten hoitamassa cateringin, mutta sitä emme vielä omassa valintavaiheessamme tienneet. :)

Huplin kanssa tapaamme muutaman viikon päästä suunnittelupalaverin merkeissä. Tapaamme myös heidän floristi-yhteistyökumppanin samalla reissulla. Saas nähdä saisimmeko tapaamisessa myös maistella heidän ruokiaan, toivottavasti.

Lupaan palata kommenttien kera uudestaan viimeistään kun häämme on vietetty. Odotukset on ainakin korkealla, katsotaan täyttyvätkö tai kenties jopa ylitetäänkö ne ensi syksynä. :)

Onkos kellään tuoreita kokemuksia Huplista? Tai muista yllämainituista pitopalveluista?

Rentouttavaa viikonloppua ja nautitaan alkaneesta keväästä (jos ei täysillä vielä ulkona niin ainakin sisällä)!


Kuva © Annamaikku


<3 Annamaikku

2 kommenttia:

  1. Meillähän on paljon samaa, eli myös sama pitopalvelukin ! Tykästyin hupliin täysin tarjouksen perusteella, vastaus oli kattava ja SELKEÄ, monistä paikoista sain todella vaikeasti tulkittavia tarjouksia. Huplin kokemuksia luin naimisiin.infon sivuilta ja siellä osa oli haukkunut koko pitopalvelun ja toisilta taas tuli erittäin hyvää kiitosta, päätin olla välittämättä negatiivisista palautteista ja varasin huplin meidän pitopalveluksi ja jotenkin vain luotan että kaikki tulee menemään hyvin :)plussaa vielä on että hupli tuntee paikan jo ennestään :)Kerroppa sitten minkälainen ja miten meni suunnittelupalaveri huplin kanssa!

    VastaaPoista
  2. Moikka Jenna! Nyt raapustin tarinaa tapaamisestamme Huplin kanssa. Kaikki pitopalvelut on varmaan saanut sekä hyviä että huonoja kommentteja, mutta täälläkin luotetaan intuitioon pitkälti. Se on todellakin plussa, että ne tuntee juhlapaikan kun omat taskunsa, ihan erilailla pystyy neuvomaan kaikissa asioissa. Hyvältä vaikuttaa kaikki edelleen ;)

    VastaaPoista

Related Posts Plugin for WordPress, Blogger...